La Société dentaire du Nouveau-Brunswick (SDNB) accorde de la valeur aux rapports qu’elle entretient avec ses membres, tous les dentistes, aides-dentistes, étudiants en art dentaire, employés et organismes ou établissements avec qui il fait affaire, et elle s’engage à protéger leurs renseignements personnels. Par conséquent, la SDNB, ses employés et ses bénévoles adhèrent à la présente directive sur la protection des renseignements personnels, qui est fondée sur les principes énoncés à l’annexe 1 de la loi fédérale intitulée Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi). Dans la présente directive, « renseignements personnels » désigne de l’information sur une personne identifiable n’incluant pas le nom, le titre, ni l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone de cette dernière. Dans certains cas, la SDNB peut établir des directives sur la divulgation au public d’information qui n’est pas considérée comme faisant partie des renseignements personnels; la SDNB, ses employés et ses bénévoles doivent alors s’y conformer.

1. Responsabilité de la SDNB pour tous les renseignements personnels en sa possession.

La SDNB désigne un chef de la protection des renseignements personnels qui veille à ce que la Société se conforme aux principes de la présente directive. En outre, comme un bon nombre de personnes au sein de la SDNB ont la responsabilité de recueillir et de traiter des renseignements personnels, tous les services doivent appliquer la présente directive comme il se doit à leur travail et à certaines personnes, et peuvent être désignés pour agir au nom du chef de la protection des renseignements personnels.

La SDNB est responsable des renseignements personnels en sa possession, y compris l’information qui lui a été transmise par des tiers aux fins de traitement. Elle s’engage à protéger d’une manière équivalente, au moyen d’un contrat ou autrement, les renseignements traités par des tiers.

2. Utilisation des renseignements personnels – La SDNB précise les raisons pour lesquelles elle recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels au moment de la collecte.

La SDNB recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels concernant ses membres et tous les dentistes et aides-dentistes au Nouveau-Brunswick, aux fins suivantes :

• Délivrer des permis d’exercice et fournir des produits, des services et de l’information d’intérêt pour ses membres au Nouveau-Brunswick;
• Diffuser le bulletin d’information ou d’autres renseignements d’intérêt pour les dentistes au Nouveau-Brunswick;
• Échanger de l’information avec des organisations et établissements du milieu dentaire pour faciliter la fourniture de produits, de services et d’information d’intérêt pour les dentistes, aides-dentistes et organisations du milieu dentaire au Nouveau-Brunswick et dans d’autres provinces;
• Inscrire les renseignements sur la formation permanente aux dossiers personnels pour satisfaire aux règlements administratifs de la SDNB.

La SDNB s’engage à faire un effort raisonnable pour préciser, verbalement ou par écrit, la raison pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis au moment de la collecte ou avant l’utilisation. Le but de la collecte est expliqué de telle sorte qu’il soit possible de comprendre raisonnablement comment les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués.

La SDNB s’engage à déclarer toute autre motif pour lequel les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués au moment de la collecte, ou avant. Si un autre motif est relevé après la collecte des renseignements personnels, la SDNB s’engage à le faire connaître avant l’utilisation ou la divulgation.

La SDNB recueille et utilise les renseignements personnels sur ses employés pour leur transmettre de l’information concernant leur travail, leurs conditions d’emploi ou toute autre activité d’ordre professionnel. La SDNB ne divulgue aucun renseignement personnel sur ses employés pour des activités non reliées à l’emploi.

3. Consentement – Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués uniquement avec le consentement des personnes concernées, sauf en cas d’urgence ou dans d’autres situations prévues dans la loi.

Le moyen d’obtenir le consentement, que ce soit par écrit ou de façon implicite, peut varier selon la nature délicate de l’information et les attentes raisonnables des personnes. Un consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et d’un avis raisonnable. La SDNB informe les personnes concernées des implications d’un retrait de consentement.

De façon générale, la SDNB obtient le consentement des personnes pour utiliser et divulguer les renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, notamment quand un nouveau motif d’utilisation est relevé, le consentement peut être obtenu après la collecte, mais avant l’utilisation.

La SDNB n’exige pas le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels comme condition pour fournir ses services, au-delà de ce qui est nécessaire pour s’acquitter des fonctions légitimes.

Dans certaines circonstances prévues par la loi, la SDNB peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement des personnes :

• s’ils sont assujettis au privilège du secret professionnel de l’avocat;
• s’ils sont accessibles au public;
• si la collecte ou l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne visée, et le consentement ne peut pas être obtenu en temps opportun;
• s’ils sont requis pour faire enquête à la suite de la violation d’un accord ou d’une contravention à la loi;
• s’ils sont nécessaires pour intervenir en cas d’urgence représentant une menace pour la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
• s’ils servent au recouvrement de créances ou à faire exécuter une assignation à témoigner, un mandat ou une ordonnance de la cour.

4. Collecte limitée – La SDNB limite la quantité et le type de renseignements personnels recueillis à ce qui est nécessaire pour les besoins définis, et a recours pour ce faire à des moyens honnêtes, prévus par la loi.

5. Utilisation, divulgation et conservation limitées – Les renseignements personnels ne sont utilisés ou divulgués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si le consentement de la personne a été obtenu ou selon les exigences de la loi. Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux besoins qui ont été définis.

Les renseignements personnels recueillis dans le but de rendre une décision concernant une personne sont conservés assez longtemps pour permettre à cette personne d’en prendre connaissance une fois la décision rendue. Si la décision est contestée ou si une demande d’accès est soumise, les renseignements sont conservés assez longtemps pour épuiser tous les recours accordés par la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour répondre aux besoins définis sont détruits, supprimés ou débarrassés de toute information permettant d’identifier quelqu’un.

6. Exactitude – La SDNB s’efforce d’assurer des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les besoins relevés.

La SDNB s’efforce de voir à ce que les renseignements personnels utilisés de manière constante, notamment aux fins de divulgation ou pour rendre une décision concernant une personne, soient exacts, complets et à jour.

7. Sécurité – La SDNB assure la protection des renseignements personnels dans une mesure proportionnelle à leur nature délicate.

La SDNB protège les renseignements personnels contre la perte et le vol de même que l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation et la modification non autorisés, quel que soit le support d’information utilisé. La SDNB s’engage à sensibiliser ses employés à l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels. Elle s’engage aussi à agir avec soin pour éliminer ou détruire les renseignements personnels afin d’empêcher les parties non autorisées à y avoir accès.

Selon le support d’information utilisé, les mesures de sécurité prises peuvent inclure les suivantes : verrouillage des classeurs, bureaux et dossiers, et accès restreint à ces derniers (mesures physiques); cotes de sécurité et accès limité aux personnes qui en ont besoin (mesures organisationnelles); mots de passe et cryptage (mesures technologiques).

8. Transparence – La SDNB assure la disponibilité de certaines données concernant ses directives et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels, sauf s’il s’agit d’information commerciale confidentielle.

En particulier, la SDNB rend publique l’information suivante :

• Comment obtenir de l’information sur les renseignements personnels versés au dossier de certains particuliers;
• Le type de renseignements personnels détenus par la SDNB, y compris un compte rendu général de leur utilisation;
• De l’information générale concernant sa directive sur la protection des renseignements personnels ainsi que les politiques et marches à suivre connexes;
• Quels renseignements personnels sont mis à la disposition des sociétés affiliées;
• Comment déposer une plainte au chef de la protection des renseignements personnels.

9. Accès individuel – Dès réception d’une demande soumise par écrit, la SDNB informe la personne visée de l’existence, de l’utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels, et accorde un accès individuel à ces derniers, qui peuvent être contestés ou corrigés, selon les circonstances.

La SDNB répond à toutes les demandes soumises par écrit dans un délai raisonnable, habituellement 10 jours ouvrables environ, selon la complexité de la demande et l’information, et aide toute personne qui fait appel à son assistance à préparer une telle demande. La SDNB peut exiger de l’information supplémentaire pour l’aider à donner un compte rendu sur l’existence, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

La SDNB fournit généralement l’information sans frais. Elle se réserve toutefois le droit d’exiger des frais, selon l’envergure de la demande et les données à extraire. La SDNB informe la personne concernée du montant approximatif des frais exigés pour répondre à la demande, et n’extrait l’information qu’une fois le paiement effectué. L’information demandée est fournie dans un format habituellement compréhensible. Lorsque cela est possible, la SDNB indique la source de l’information.

Lorsqu’une personne réussit à démontrer l’inexactitude ou l’insuffisance des renseignements personnels, la SDNB apporte les modifications requises. Si une contestation n’est pas résolue à la satisfaction de la personne concernée, la SDNB enregistre la substance de la question non réglée, et elle avise les tierces parties qui ont accès aux renseignements de toute modification ou contestation non résolue, s’il y a lieu.

Dans certaines situations, la SDNB peut refuser une demande ou restreindre l’accès à l’ensemble des renseignements personnels qu’elle détient sur une personne. Les exceptions aux exigences relatives à l’accès sont limitées et spécifiques, selon les prescriptions de la loi. Le motif invoqué pour refuser une demande ou restreindre l’accès est communiqué à la personne concernée sur demande, lorsque la loi le permet. En voici des exemples :

• information faisant référence à d’autres personnes;
• information commerciale confidentielle;
• information de nature confidentielle;
• information recueillie pendant une enquête relative à la violation d’un accord;
• information recueillie au cours d’un processus de règlement de différend;
• information assujettie au privilège du secret professionnel de l’avocat;
• toute partie d’information qui, pour un ou plusieurs des motifs susmentionnés, ne peut pas être séparée de l’ensemble des renseignements.

10. Contestation – Les personnes qui désirent contester la conformité de la SDNB à la présente directive peuvent s’adresser par écrit au chef de la protection des renseignements personnels.

Toutes les plaintes soumises par écrit font l’objet d’une enquête par la SDNB. Si une plainte est fondée, la SDNB prend les mesures nécessaires pour corriger les renseignements et modifier la directive ou la pratique utilisée, selon le cas.

Révision : 20 mars 2010